“Mindful Agility”: la gestión de proyectos del futuro sólo es posible desde el “ahora”

 En Desarrollo profesional

Hugo Calvo, Consultor Senior de Blc Consultoría

Si al Dalai Lama le volvieran a preguntar “¿Qué es lo que más le sorprende de la humanidad?” hablando de la gestión de proyectos, probablemente diría algo así:

“Ansiamos conseguir nuevos proyectos, para después desear no haberlos conseguido.
Quemamos al equipo para hacer dinero y luego gastamos el dinero para recuperar un cierto buen ambiente.
Planificamos en base al pasado, haciendo hipótesis de futuro, olvidando el presente y así no vivimos ni el pasado, ni el presente, ni el futuro.
Decimos trabajar para vivir, pero, en muchas ocasiones, nos descubrimos viviendo para trabajar…”

El otro día, mientras estaba escribiendo un artículo sobre Mindfulness (que se publicará pronto en una revista especializada), de repente, me asaltó una pregunta: “¿estoy escribiendo de Mindfulness o de gestión de proyectos con metodologías ágiles?”. Me parecía tan íntima la relación entre los dos temas que sustituí ambos términos y las siete páginas seguían teniendo sentido. Lo leí con calma y descubrí asombrosos paralelismos (ej.: “foco en el presente”) y docenas de equivalencias (ej.: “el aprendizaje basado en la observación”).

Durante horas no pude quitármelo de la cabeza y, poco a poco, muchas cosas se iban ordenando, cobrando incluso más sentido. Al final, una especie de conclusión hizo que todo tuviera lógica: “el mundo está cambiando y esto afecta a todo. Por eso, es coherente que las diferentes soluciones que aparecen para unos ciertos problemas, sean la solución para otros (aunque aparentemente no estén relacionados), ya que la causa raíz es la misma”.

Dejadme poner un ejemplo, cuando hace un calor excesivo cambian todos los aspectos fundamentales de nuestra vida: la duración y calidad del sueño, la forma en que vestimos, nuestra alimentación, los hábitos de relación, nuestro carácter, el rendimiento en el trabajo, nuestro nivel de energía, etc. La única solución es asegurarnos una temperatura adecuada y lo conseguimos con diferentes medidas: reduciendo la actividad, adaptando nuestros horarios, comiendo ligero y encontrando un buen aire acondicionado, entre otras.

¿Qué ocurriría si, en vez de tomar la temperatura como parámetro crítico, nos fijáramos en otros factores ambientales como el cambio, la incertidumbre, la prisa, etc.? Veríamos también el impacto que tienen en todos los ámbitos de nuestra vida, profesional y personal. Si la solución es la adaptación a los cambios (sea cual sea y al ritmo que ocurran) ¿qué medidas podemos tomar para conseguirlo? Atención plena al presente, aceptación de la realidad, comprensión de la temporalidad de las situaciones, etc. Y a ello, nos pueden ayudar, entre otras, el Mindfulness y la Gestión Ágil de Proyectos, a continuación explico por qué.

 

Mucho más que metodologías

El término inglés “Mindfulness” se traduce al español como “atención plena”. Hace referencia a tres aspectos diferentes aunque íntimamente relacionados: un constructo, un estado y una práctica.

Las Metodologías Ágiles de Gestión de Proyectos son un marco de trabajo flexible, pero yendo más allá, uno se da cuenta de que son concepciones mucho más profundas sobre la organización del trabajo, actitudes radicalmente distintas a las clásicas frente a la gestión de personas y una gran variedad de nuevas herramientas de trabajo (reuniones de Scrum, experimentos Lean, paneles Kanban, dinámicas de Design Thinking, etc.)

 

Aproximaciones completas

El Mindfulness fomenta la plena atención de la realidad, tanto del ambiente (temperatura, sonidos, olores, presión, presencia de otros), como interior (pensamientos, sentimientos o sensaciones). Promueve un estado completamente centrado en el presente, sin juicios, activo, curioso, sensible, abierto, desapegado, de aceptación, afecto y compasión (no lástima) hacia uno mismo y los demás.

Las Metodologías Ágiles de Gestión de Proyectos se enfocan en el presente, tanto del entorno (requisitos actuales de cliente, práctica habitual de la competencia, tendencias de mercado, etc.) como propio (¿por qué hacer lo que se hace?, ¿cómo se hace?, ¿qué se hace?,…). Se trabaja en ciclos cortos (“sprints”), sólo con lo imprescindible (Just In Time, Producto Mínimo Viable, lotes reducidos,…) y la visualización, sobre todo, de las tareas que se llevan a cabo en el momento actual (“sprint backlog”). No se buscan culpables cuando algo sale mal, sino el aprendizaje y la reacción necesarias. Se promueve una actitud proactiva. Se fomenta la curiosidad, la creatividad y la innovación. Se desarrolla la sensibilidad a los cambios, comentarios diferentes, ideas nuevas, etc. para acelerar los ciclos de creación, medición y aprendizaje. Se mantiene una actitud de plena apertura, aceptación y desapego (por ejemplo con los cambios o “pivotes” de producto, proceso, cliente, etc.). Con total orientación a las personas, tanto al cliente como al empleado y otras personas involucradas (proveedores, inversores, etc.)

 

Ventajas a todos los niveles

La práctica regular del Mindfulness ha demostrado científicamente reportar innumerables beneficios. La Gestión de Proyectos con Metodologías Ágiles está evidenciando empíricamente compartir muchos de ellos. Ambas proporcionan ventajas personales (físicas, mentales y emocionales) y profesionales (de liderazgo, relación con los demás, rendimiento, etc.). A continuación, se enumeran algunas:

 

  • A nivel personal: de mayor bienestar; auto-conocimiento, auto-aceptación y auto-compasión; regulación emocional; capacidad de adaptación; salud general; gestión del estrés, ansiedad y agresividad; reducción de la depresión; mejora del descanso y sueño; desarrollo de la capacidad de reflexión, intuición y gestión del miedo; procesamiento de la información, aprendizaje, nivel de esfuerzo y concentración; rendimiento académico y profesional.

 

  • A nivel profesional: capacidad para interactuar y establecer relaciones; resolución de conflictos, empatía, aceptación de los demás, autonomía, comunicación y satisfacción general por las interacciones; integración de personas diferentes; análisis desde perspectivas diferentes; apertura mental; búsqueda de información; liderazgo (mejora del clima laboral, descenso del absentismo, disminución de la rotación, reducción de la conflictividad, aumento del trabajo en equipo, delegación, etc.); habilidades de comunicación (escucha activa, adaptación de los mensajes, etc.); creatividad e innovación; etc.

 

Todo esto, sea como causa o como efecto, facilita un mayor control del proceso, la reducción de los tiempos y costes de proyecto, la mejora de la eficacia de las reuniones, la coordinación de los miembros del equipo y con otras áreas, la gestión de la carga de trabajo, la capacidad de aprendizaje y gestión del conocimiento, el desarrollo profesional y mejora del rendimiento individual y de equipo, la satisfacción del equipo y el cliente, la flexibilidad ante los cambios, y, por tanto, la supervivencia de los proyectos y empresas.

 

Prácticas habituales en las empresas más importantes

Casualmente, o quizás no tanto, algunas de las organizaciones más importantes del mundo fomentan el Mindfulness coincide que gestionan sus proyectos con metodologías ágiles. Algunos ejemplos son: Google, Apple, Deutsche Bank, Procter & Gamble, Starbucks, Vodafone, Telefónica, etc. Primero lo hicieron con colectivos concretos, como sus altos directivos o sus departamentos de IT, y, actualmente, ya han extendido estas prácticas al resto de su personal por sus múltiples beneficios e impacto, tanto para las personas como para su trabajo.

 

Justificación basada en datos

El Mindfulness ha generado un enorme interés científico, no sólo de los profesionales que la introducen en sus prácticas, sino también de otros investigadores que han realizado numerosos estudios para descubrir los mecanismos (fisiológicos, psicológicos o sociales), así como el impacto real de esta metodología desde hace más de cuarenta años.

Las Metodologías Ágiles también demuestran día a día su eficacia a través de indicadores accionables, accesibles y auditables (que son los que realmente nos ayudan a seguir la evolución del proceso), a diferencia de los indicadores vanidosos (que aunque nos muestran resultados reales, a veces pueden engañarnos, camuflando una situación poco favorable). La medición y analítica de datos, con fines de seguimiento, comprensión y predicción son fundamentales para entornos de incertidumbre.

 

Tipos de prácticas

A pesar de que la mayoría de las ventajas, tanto del Mindfulness como de las metodologías ágiles, se consiguen sin tener que hacer ningún tipo de adaptación especial de las actividades normales que se llevan a cabo, simplemente mediante la práctica regular; es posible focalizar las actividades y dinámicas para concentrarse en un aspecto determinado a trabajar:

– porque lo necesita la persona (e.j.: en Mindfulness: reducción del estrés; en Metodologías Ágiles: repartición equilibrada de la carga de trabajo).

– El entorno lo favorece (e.j.: M: escucha de los sonidos del entorno; MA: innovación tecnológica concreta que requieren los clientes).

– No hay tiempo para hacer otro tipo de actividad (e.j.: M: observación de las emociones mientras se espera a alguien que llega tarde; MA: realización de una tarea de menor duración).

– Es parte de un programa de desarrollo específico (e.j.: M: integración cultural; MA: programa de intraemprendimiento en la organización).

– Lo requiere la solución de un cierto problema (e.j.: M: Terapia cognitiva basada en Mindfulness; MA: reunión de refinamiento para abordar una situación que afecta a la planificación y presupuesto inicial).

– Etc.

 

Pautas

La incorporación del Mindfulness o las Metodologías ágiles a la actividad diaria no es difícil, pero requiere una cierta constancia y dedicación. Es incluso más fácil, si se tienen en cuenta los consejos siguientes:

  • Formarse en ambas prácticas.
  • Escribir una lista con las actividades semanales formales e informales. Priorizar las actividades para elegir cuáles hacer si no hay tiempo suficiente para hacerlas todas.
  • Poner en agenda suficiente tiempo para las actividades, siendo realista.
  • Comenzar con prácticas breves y luego ir aumentando su duración. Mejor una práctica corta regular que una larga de fin de semana o esporádica.
  • Practicar siempre a unas horas concretas para fomentar la creación del hábito.
  • Asociar estas actividades junto a otras cotidianas.
  • Poner una alarma que nos recuerde nuestra práctica.
  • Colocar algún póster con citas o imágenes inspiradoras.
  • Ir escribiendo un diario con las prácticas realizadas, ocurrencias, sentimientos o sensaciones, ideas para las próximas actividades,…
  • Tener algo que al verlo recuerde o invite a la práctica regular.

 

De igual forma, es fundamental identificar, analizar y recordar los factores que hacen más difícil o imposibilitan el estado o realización de ambas prácticas, como la falta de hábito, las distracciones o interrupciones, así como las particularidades personales como el individualismo, un carácter dominante o impulsivo, la pasividad, el pesimismo, los prejuicios, etc.

 

El “presente” nunca ha sido más importante que “ahora”, ya que el entorno nos empuja constantemente adelante y atrás en el tiempo cada vez más rápido. Prestemos más atención al momento actual, tanto a nivel personal (con el Mindfulness) como profesional (con Metodologías Ágiles) para disfrutar de nuestra vida y los proyectos que realizamos.

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